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POLITIK/VERWALTUNG
Presseaussendung vom 02.07.2018

Bilanz nach drei Jahren Linzer Magistratsreform

Weitere Schritte: Digitalisierung und neue Arbeitszeitmodelle

Die im Juli 2015 in Kraft getretene Magistratsreform zeigt Wirkung. Die groß angelegten strukturellen Änderungen konnten erfolgreich umgesetzt werden. Die daraus resultierenden Einsparungen bei den Personalkosten haben die Erwartungen bei weitem übertroffen: Statt den prognostizierten 5,4 Millionen Euro konnten in den ersten drei Jahren bereits etwa acht Millionen Euro eingespart werden. 

Für eine permanente Weiterentwicklung des Dienstleistungsunternehmens Magistrat wurden GO-Aktionen ins Leben gerufen. Etwa 100 GO-Projekte konnten bereits erfolgreich umgesetzt werden.

„Durch die konsequente Straffung der Organisation haben wir unser Ziel einer schlanken und effizienten Verwaltung verwirklicht. Dass bereits nach drei Jahren das Sparziel übertroffen wurde, zeigt die Effizienz unserer Verwaltung. Darüber hinaus werden wir in den nächsten Jahren den Magistrat im Hinblick auf die Digitalisierung weiter entwickeln”, zeigt sich Bürgermeister Klaus Luger zufrieden.

„Die Reform bewirkt nicht nur Einsparungen, sondern auch laufende Weiterentwicklungen. Unter dem Titel ,GO‘, der für ,Gestalten und Optimieren‘ steht, wurde in den Geschäftsbereichen und Abteilungen kontinuierlich an der Verbesserung der Aufgaben und Leistungen gearbeitet“, betont Magistratsdirektorin Martina Steininger.

„Die Magistratsreform ist keine Momentaufnahme, sondern ein laufender Prozess. Die erreichten Erfolge machen Mut für weitere Anstrengungen. Mit den Worten von Marie von Ebner-Eschenbach: „Wer aufhört besser werden zu wollen, hört auf, gut zu ein“, blickt Vizebürgermeister Detlef Wimmer optimistisch in die Zukunft.

Derzeit etwa acht Millionen Einsparungen

Die im Juli 2015 in Kraft getretene Magistratsreform zeigt Wirkung. Die groß angelegten strukturellen Änderungen konnten wie geplant umgesetzt werden. Die daraus resultierenden Einsparungen bei den Personalkosten haben die Erwartungen weit übertroffen. Statt der für die ersten drei Jahre prognostizierten 5,4 Millionen Euro konnten bereits etwa acht Millionen Euro gespart werden.

Finanzielle Prognose 2015:

Eine Führungsebene weniger

Die Einsparungen wurden ausschließlich durch die Veränderung des hierarchischen Aufbaus erreicht: einerseits durch den Verzicht auf eine gesamte Führungsebene inklusive der Sekretariate und andererseits durch eine Halbierung der 24 Dienststellen auf 12 Geschäftsbereiche. Die Abteilungen wurden von 92 auf 81 reduziert.

Fusion von Stadtgärten Linz und Tiefbau Linz

Es war kein Ziel der Reform, Einsparungen auf Mitarbeiterebene vorzunehmen. Wenn Änderungen in der Zuordnung zu Geschäftsbereichen erfolgten, fanden sie überwiegend durch Neuzuordnung der gesamten Abteilung statt. Nur im heutigen Geschäftsbereich Stadtgrün und Straßenbetreuung kam es zu einer massiven Reorganisation. Durch die Zusammenlegung der Stadtgärten Linz mit dem Tiefbau Linz konnte die Vision der Magistratsreform von Regionalteams mit vielfältigen Synergieeffekten realisiert werden. Nach der gelungenen Fusion arbeiten heute Landschaftsgärtnerinnen und -gärtner erfolgreich Hand in Hand mit den Tiefbaumitarbeiterinnen und -mitarbeitern in einem Team zusammen und sind gemeinsam für grüne und saubere Linzer Stadtteile zuständig. Zeitaufwändige und kostspielige Parallelstrukturen und ein daraus folgendes Aneinander-Vorbei-Arbeiten sind erheblich reduziert.

Führungsboard

Auch die Anpassung der obersten Führungsebenen an moderne Unternehmensstrukturen hat sich bewährt. Das Führungsboard, bestehend aus Magistratsdirektorin, Personaldirektorin und Finanzdirektor bildet die Vorstandsebene des Unternehmens und nimmt die geschäftsbereichsübergreifenden Führungsaufgaben, insbesondere in Bezug auf Personal und Finanzen wahr. Damit konnte eine Hierarchieebene – die der Gruppenleitungen – entfallen.

Direkte Kommunikations- und Entscheidungswege

Die deutliche Verflachung in der Hierarchie des Linzer Magistrats führt zu konsequent kurzen und direkten Kommunikations- und Entscheidungswegen. Durch die Magistratsreform 2015 tragen die Führungskräfte sowie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deutlich mehr Verantwortung. Sowohl die flache Aufbauorganisation als auch die Aufteilung der Verantwortung entsprechen dem globalen Trend hin zu flexiblen und flachen Organisationen.

Regelmäßige Treffen

Die Kommunikationsstrukturen wurden dem Anspruch der Führungskräfte angepasst. Seit 2015 werden alle Führungskräfte zeitnah und direkt in regelmäßigen Jour-Fixe-Terminen der Magistratsdirektorin Martina Steininger über Neuerungen informiert und an den aktuellen Entwicklungen intensiv beteiligt. In einem dialogischen Kurzformat, das in einem etwa sechswöchigen Intervall stattfindet, aktualisiert die Gruppe der Direktorinnen und Direktoren der zwölf Geschäftsbereiche ihren Wissensstand und trifft strategische Entscheidungen.

Über 100 GO-Projekte erfolgreich umgesetzt

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess GO – „Gestalten und Optimieren” soll alle Abteilungen des Linzer Magistrats mindestens einmal im Jahr zu Verbesserungen und Neuerungen motivieren. Das Programm ist als Projekt zur kontinuierlichen Weiterentwicklung des Linzer Magistrats entstanden. Bereits über 100 GO-Aktionen sind in allen Bereichen des Magistrats erfolgreich umgesetzt worden. Mit diesem Programm wird sichtbar, wie innovativ, zukunftsorientiert und flexibel der Magistrat der Stadt Linz seit der erfolgreichen Reform 2015 geworden ist.

Qualitätssicherung und –verbesserung durch Interne Revision

Als weiteren Schritt zur Optimierung der Abläufe im Magistrat Linz wurde mit April 2018 ein neuer Leiter der Internen Revision bestellt. Im Vordergrund stehen hier eine kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und somit die Schaffung von Mehrwert für die Organisation. Die interne Revision ist für Prüfungen und Beratungen der Geschäftsbereiche zuständig. Die Durchleuchtung von Abläufen und Strukturen nach objektiven Kriterien soll eine effiziente Zielerreichung ermöglichen und ist daher wesentlich für die kontinuierliche Reform des Magistrats.

Veränderte Rahmenbedürfnisse erfordert neue Ausrichtung der IKT
Bestandteil der Magistratsreform war auch die Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur. Nach einer strategischen Überprüfung der IKT Linz durch ein externes Beratungsunternehmen wurde deutlich, dass Änderungen in der bestehenden IT-Struktur vorzunehmen sind. Die für die LINZ AG geleisteten IT-Services werden aus der Linz-Tochter IKT GmbH herausgelöst und in die LINZ AG eingegliedert. Die „restliche“ IKT GmbH soll somit ein Provider für Magistrat, Unternehmensgruppe und Kepler Klinikum werden.

Weitere Schritte der Magistratsreform

Digitale Agenda – Bündelung der Digitalisierungsaktivitäten

Im Hinblick auf veränderte Arbeitsabläufe sowie die vermehrte Digitalisierung kommunaler Aufgaben ergeben sich zukünftige neue Herausforderungen, die zu bewältigen sind. Darüber hinaus hat sich die Stadt Linz zum Ziel gesetzt, Herzstück der Oberösterreichischen Digitalregion und innovativste Stadt Österreichs zu werden.

Um in Zukunft innovativ, zielführend und wirtschaftlich arbeiten zu können, werden alle laufenden und zukünftig zu entwickelnden Digitalisierungsaktivitäten der Stadt Linz in einem einheitlichen Programm erfasst, gebündelt und koordiniert. Die Digitale Agenda wird unter der Leitung des neuen CIO der Stadt Linz und unter Einbindung relevanter Stakeholder erarbeitet. Neben einer effizienten Verwaltung, zielgerichteten Services für Verwaltungsverfahren und einem schnellen Zugang zu Daten und Informationen, geht es auch um eine Vernetzung von Verwaltung und Wirtschaft. Im September soll dahingehend ein Beschluss im Gemeinderat gefasst werden.

Neue Arbeitszeitmodelle ermöglichen

Die veränderten Gegebenheiten, die sich durch die zunehmende Digitalisierung ergeben, haben auch Einfluss auf die derzeitigen Arbeitsprozesse des Magistrats. Die Bürgerinnen und Bürger nehmen vermehrt auf andere Art und Weise mit der Stadt Linz Kontakt auf. Als Arbeitnehmerinnen- und Arbeitnehmerfreundliches Unternehmen möchte die Stadt in Zukunft auch verstärkt auf die individuellen Bedürfnisse und Stärken der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingehen.

Bereits jetzt kommen unterschiedliche Arbeitszeitmodelle bei der Stadt Linz zum Einsatz. Diese sollen in Zukunft noch weiter ausgebaut werden. Derzeit wird unter Einbindung der Personalvertretung an einer Umsetzung gearbeitet.

(Informationsunterlage von Bürgermeister Klaus Luger, Vizebürgermeister Detlef Wimmer und Magistratsdirektorin Martina Steininger zum Thema „Bilanz nach drei Jahren Linzer Magistratsreform“)

KONTAKT

Magistrat der Landeshauptstadt Linz
Hauptstraße 1-5
4041 Linz

Tel: +43 732 7070 0
Fax: +43 732 7070 54 2110
E-Mail: info@mag.linz.at

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